Perencanaan Sumber Daya Perusahaan

MAKALAH

ENTERPRISE RESOURCE PLANNING

(ERP)

Makalah ini dibuat untuk memenuhi Tugas Mata Kuliah

Perencanaan Sumber Daya Perusahaan

Dosen Pengampu:

Seftia Lutfi, S.Kom.,M.Kom

Oleh :

Arif Rahman

NIM : 1118R0669

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

STMIK HIMSYA

SEMARANG

2022

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Enterprise Resoure Planning (ERP) adalah sistem informasi terintegrasi yang dapat mengakomodasikan kebutuhan-kebutuhan system informasi secara spesifik untuk departemen – departemen yang berbeda pada suatu perusahaan.

ERP terdiri dari bermacam – macam modul yang disediakan untuk berbagai kebutuhan dalam suatu perusahaan, dari modul untuk keuangan sampai modul untuk distribusi. Pengguna ERP menjadikan semua system di dalam suatu perusahaan menjadi satu system yang terintegrasi dengan satu database, sehingga beberapa departemen menjadi lebih mudah dalam melakukan komunikasi.

Penerapan ERP dalam suatu perusahaan tidak harus dalam sistem yang utuh, tetapi dapat diterapkan dengan hanya menggunakan satu modul saja dulu sebagai pilot project. Jika penerapan satu modul dinilai berhasil, maka dapat menerapkan modul lain dengan refrensi modul yang sudah berhasil.

Ada beberapa software ERP yang dikenal secara umum, seperti SAP, PeopleSoft, JDEdward dan beberapa merk lainnya. Tidak semua software tersebut bisa dikostumisasi sesuai dengan kebutuhan bisnis perusahaan, kadang kala perusahaan harus merubah aturan bisnisnya untuk dapat menggunakan software ERP tertentu.

Aturan bisnis dan kebutuhan sistem ERP berbeda dan spesifik untuk setiap perusahaan. Perusahaan skala besar, dengan dukungan kondisi ekonomi yang relatif besar, akan dengan mudah memilih softrware mana yang akan digunakan sekalipun harus merubah kebutuhan bisnisnya. Namun, untuk perusahaan skala kecil dan menengah, hal ini tentu saja sulit dilakukkan. Selain harga software ERP yang cukup tinggi.

1.2. Rumusan Masalah

Adapun rumusan masalah berdasarkan latar belakang diatas adalah sebagai berikut :

1. Apa pengertian dari sistemERP?

2. Apa tujuan dari Enterprise Resource Planning ( ERP )?

3. Apa manfaat Enterprise Resource Planning ( ERP ) dalam Perusahaan?

4. Bagaimana karakteristik sistem ERP?

5. Apa kelebihan dan kekurangan Enterprise Resource Planning ( ERP )?

6. Bagaimana Fase-fase dalam implementasi sistem ERP?

7. Bagaimana penerapan ERP pada suatu perusahaan?

8. Bagaimana siklus hidup pengembangan sistem ERP ?

9. Apa keberhasilan dan kegagalan dari implementasi sistem ERP?

1.3. Batasan Masalah

Agar permasalahan dalam rumusan masalah lebih spesifik, maka pada makalah ini penulis membatasi pembahasan masalah sebagai berikut:

1. Pengertian sistem ERP?

2. Tujuan dari Enterprise Resource Planning ( ERP )

3. Manfaat dari Enterprise Resource Planning ( ERP ) dalam Perusahaan

4. Karakteristik system ERD

5. Kelebihan dan kekurangan Enterprise Resource Planning ( ERP )

6. Fase – fase dalam implementasi sistem ERP

7. Penerapan ERP Pada Suatu Perusahaan

8. Resiko yang berkaitan dengan Implimentasi Sistem ERP?

9. Keberhasilan dan Kegagalan Dari Implementasi Sistem ERP ?

1.4. Tujuan Penulisan

Adapun tujuan dari penulisan makalah ini adalah sebagai berikut :

1. Sebagai syarat untuk memenuhi tugas matakuliah Perencanaan Sumber Daya Perusahaan

2. Agar mahasiswa mampu memahami bagaimana implementasi sistem ERP pada suatu perusahaan.

1.5. Manfaat Penulisan

Adapun manfaat dari disusunnya makalah ini adalah sebagai berikut:

1. Sebagai sumber bacaan dan pengetahuan bagi mahasiswa yang mengikuti matakuliah ERP

2. Dengan adanya makalah ini mahasiswa dapat memahami implementasi system ERP

BAB II

PEMBAHASAN

2.1. Definisi Enterprise Resource Planning (ERP)

ERP singkatan dari 3 elemen kata yaitu, Enterprise (perusahaan / organisasi), Resource (sumber daya), Planning (perencanaan), 3 kata ini mencerminkan sebuah konsep yang berujung kepada kata kerja, yaitu “planning” yang berarti bahwa ERP menekankan kepada aspek perecanaan.

ERP (Enterprise Resource Planning) merupakan software yang mengintegrasikan semua departemen dan fungsi suatu perusahaan, baik departemen penjualan, HRD, produksi, atau keuangan. Konsep ERP dapat dijalankan dengan baik jika didukung aplikasi dan infrastruktur komputer baik hardware/software.

Syarat terpenting dari sistem ERP adalah integrasi yang maksudnya yaitu menggabungkan berbagai kebutuhan pada satu software dalam satu logical database. Database yang ada dapat mengijinkan setiap departemen dalam perusahaan untuk menyimpan dan mengambil informasi yang dapat diakses dan mudah disebarluaskan.

Sistem ERP adalah sebuah terminologi yang diberikan kepada sistem informasi yang mendukung transaksi atau operasi sehari-hari dalam pengelolaan sumber daya perusahaan. Tujuan sistem ERP adalah untuk mengkooordinasikan bisnis organisasi secara keseluruhan.

Sistem ERP merupakan seperangkat infrastruktur dan software yang tidak dapat dilepaskan dari aspek ‘best practices’ yang artinya merupakan pencerminan cara terbaik dalam mengelola bisnis berdasarkan pengalaman para pelaku bisnis. Tujuan utama adalah untuk meningkatkan kerja sama dan interaksi antar semua departemen/ fungsi dalam perusahaan.

2.2. Tujuan Enterprise Resource Planning ( ERP )

Tujuan System ERP adalah untuk mengkoordinasikan bisnis organisasi secara keseluruhan. ERP merupakan software yang ada dalam organisasi/perusahaan untuk:

1. Otomatisasi dan integrasi banyak proses bisnis

2. Membagi database yang umum dan praktek bisnis melalui enterprise

3. Menghasilkan informasi yang real-time

4. Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan

Konsep Dasar ERP

Konsep dasar ERP dapat dilihat pada diagram di bawah ini :

Evolusi Sistem ERP

Tahapan Evolusi Sistem ERP

1. Tahap I : Material Requirement Planning (MRP)

Merupakan cikal bakal dari ERP, dengan konsep perencanaan kebutuhan material

2. Tahap II: Close-Loop MRP

Merupakan sederetan fungsi dan tidak hanya terbatas pada MRP, terdiri atas alat bantu penyelesaian masalah prioritas dan adanya rencana yang dapat diubah atau diganti jika diperlukan

3. Tahap III: Manufakturing Resource Planning (MRP II)

Merupakan pengembangan dari close-loop MRP yang ditambahkan 3 elemen yaitu: perencanaan penjualan dan operasi, antarmuka keuangan dan simulasi analisis dari kebutuhan yang diperlukan

4. Tahap IV: Enterprise Resource Planning

Merupakan perluasan dari MRP II yaitu perluasan pada beberapa proses bisnis diantaranya integrasi keuangan, rantai pasok dan meliputi lintas batas fungsi organisasi dan juga perusahaan dengan dilakukan secara mudah

5. Tahap V: Extended ERP (ERP II)

Merupakan perkembangan dari ERP yang diluncurkan tahun 2000, serta lebih konflek dari ERP sebelumnya.

Perusahaan Yang Mengimplementasikan ERP

Integrasi ERP Dalam Organisasi

Modul ERP

§ Manufacturing

§ Supply Chain Management

§ Financials

§ Projects

§ Human Resources

§ Customer Relationship Management

§ Data warehouse

§ Access Control

§ Customization

2.3. Manfaat Sistem ERP

§ Menawarkan sistem terintegrasi di dalam perusahaan, sehingga proses dan pengambilan keputusan dapat dilakukan secara lebih efektif dan efisien dan Memungkinkan melakukan integrasi secara global

§ Menghilangkan kebutuhan pemutakhiran dan koreksi data seperti yang terjadi pada sistem yang terpisah

§ Memungkinkan manajemen mengelola operasi dan tidak memonitor saja dan lebih mampu menjawab semua pertanyaan yang ada dan Membantu melancarkan pelaksanaan manajemen rantai pasok serta memadukannya

§ Memfasilitasi hubungan komunikasi secara internal dan eksternal dalam dan luar organisasi

§ Dapat menurunkan kesenjangan antara pemrograman dengan cara perawatan sistem yang sah dan Dapat menurunkan kompleksitas aplikasi dan teknologi.

Manfaat dan cara mendapatkannya

2.4. Karakteristik system ERD

Secara umum sistem ERP memiliki beberapa karakteristik sebagai berikut:

1. Sistem ERP merupakan paket software yang didesain pada lingkungan client-server baik tradisional (berbasis desktop) maupun berbasis web.

2. Sistem ERP mengintegrasikan mayoritas bisnis proses yang ada.

3. Sistem ERP memproses seluruh transaksi organisasi perusahaan.

4. Sistem ERP menggunakan database skala enterprise untuk penyimpanan data.

5. Sistem ERP mengijinkan pengguna mengakses data secara real-time.

Sedangkan Karakteristik ERP menurut Daniel E. O’Leary meliputi hal-hal sebagai berikut:

1. Sistem ERP adalah suatu paket perangkat lunak yang didesain untuk lingkungan pelanggan pengguna server, apakah itu secara tradisional atau berbasis jaringan.

2. Sistem ERP memadukan sebagian besar dari proses bisnis.

3. Sistem ERP memproses sebagian besar dari transaksi perusahaan.

4. Sistem ERP menggunakan basis data perusahaan yang secara tipikal menyimpan setiap data sekali saja.

5. Sistem ERP memungkinkan mengakses data secara waktu nyata (real-time)

6. Dalam beberapa hal sistem ERP memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan

7. Sistem ERP menunjang sistem multi mata uang dan bahasa, yang sangat diperlukan oleh perusahaan multinasional.

8. Sistem ERP memungkinkan penyesuaian untuk kebutuhan khusus perusahaan tanpa melakukan pemrograman kembali.

2.5. Kelebihan dan Kekurangan Enterprise Resource Planning ( ERP )

Sebagai sebuah sistem yang diciptakan khusus untuk membantu dan mempersingkat waktu dalam operasional perusahaan maupun bisnis, tentu saja ERP telah teruji dari waktu ke waktu. Bahkan banyak bisnis dan perusahaan yang telah menggunakan sistem ini sejak dari mereka mengerti betapa pentingnya keteraturan dalam struktur bisnis mereka. Namun begitu, ERP juga memiliki dua sisi, yakni kelebihan dan kekurangannya tersendiri.

2.5.1. Kelebihan Sistem ERP (Enterprise Resource Planning)

Bisa dikatakan kalau ERP adalah aset bagi banyak organisasi karena sistem ini membuat bisnis Anda berjalan lebih lancar dengan menghasilkan laporan yang mudah dipahami menyatukan dan melindungi informasi Anda, mengotomatiskan proses, dan tindakan lain yang diperlukan bisnis Anda. Dengan kemampuan ini akan membantu perusahaan dan bisnis dalam operasi sehari-hari dan perencanaan jangka panjan mereka menjadi lebih efisien serta tertarget. Berikut manfaat lainnya yang bisa Anda dapatkan jika mengimplementasikan perangkat lunak ERP :

1. Membuat proses bisnis lebih efisien

Sebelum adanya implementasi sistem ERP, semua informasi disimpan dalam database yang berbeda. Informasi ini dapat digandakan dan ada risiko tinggi bahwa informasi tersebut mungkin bukan versi terbaru. Oleh karena itu, keputusan yang dibuat berdasarkan informasi ini mungkin tidak akurat. Adanya ERP membuat semua informasi disimpan dalam satu database yang berarti setiap orang dapat mengakses dan memperbarui informasi dari berbagai departemen untuk mencerminkan informasi terbaru dalam sistem. Ini mengurangi risiko file duplikat karena semua informasi akan diperbarui dalam satu database. Dengan demikian, keputusan yang diambil akan lebih akurat dan dapat diandalkan.

2. Informasi yan terintegrasi disemua departemen

Jika merujuk pada cara lama, perusahaan digunakan untuk menyimpan informasi di database setiap departemen. Dengan demikian, informasi hanya akan dibagikan dalam departemen tertentu dimana bila departemen lain ingin mendapatkan data atau informasi, mereka harus bertanya kepada manajer departemen masing-masing untuk mengakses informasi tersebut. Menggunakan sistem ERP, sistem dapat menyimpan semua informasi di semua departemen dalam satu database yang berarti semua karyawan dari departemen yang berbeda dapat menggunakan informasi dari database tanpa persetujuan departemen lain.

3. Pelaporan dan perencanaan yang tertata

Dengan menerapkan ERP di semua departemen bisnis dan perusahaan, itu berarti bahwa perusahaan telah memiliki satu sistem pelaporan terpadu untuk setiap proses. Maka dengan memiliki satu sumber data dan informasi, sistem ERP dapat dengan mudah menghasilkan analitik dan laporan yang berguna kapan saja. Ini tidak lepas karena ERP memberi manajemen kemampuan untuk membandingkan dan menganalisis fungsi lintas departemen dan divisi tanpa bias dari banyak email dan spreadsheet. Bahkan ERP memungkinkan manajemen untuk menghasilkan laporan khusus mereka sendiri dan mereka dapat dengan cepat dihasilkan tanpa bergantung pada bantuan tim IT lagi yang akan membuat proses kerja lebih efisien dalam hal waktu.

4. Visibilitas yang jelas

ERP memungkinkan akses total ke setiap proses penting atau utama dalam bisnis dengan memungkinkan data dapat diakses dari setiap departemen ke manajemen. Melalui ini, manajemen dapat mengontrol tingkat persediaan secara harian, mingguan atau bulanan termasuk kiriman masa depan yang belum diterima. Setelah mengetahui secara tepat posisi perusahaan mengenai tingkat persediaan, maka dapat membantu manajemen untuk mengontrol modal kerja dengan cara yang lebih tepat. Selain itu, ketersediaan semua informasi perusahaan di lokasi terpusat memungkinkan peningkatan kolaborasi dan penyelesaian tugas kompleks yang lebih efisien. Visibilitas lengkap ini memberikan alur kerja yang lebih baik dan memungkinkan proses antar-departemen untuk dilacak dengan mudah dengan efisiensi maksimum.

2.5.2. Kekurangan Sistem ERP (Enterprise Resource Planning)

Seperti dua sisi yang telah disebutkan diatas, maka ERP juga mempunyai kekurangannya tersendiri. Walau Anda ingin segera menggunakan sistem ini untuk bisnis dan perusahaan Anda, ketahui juga beberapa kekurangannya seperti :

1. Biaya pemeliharaan

Biaya awal perangkat lunak saja bisa sangat tinggi, terutama untuk perusahaan kecil dan menengah. Meskipun biaya ini dapat dihindari dengan menggunakan solusi cloud dengan pembayaran bulanan tetapi bukan berarti cara ini juga tidak lepas dari kelemahannya sendiri juga.

2. Penurunan efektifitas

Sebuah perusahaan harus memahami bahwa penerapan sistem membutuhkan waktu yang lama yang dikarenakan membutuhkan waktu untuk melakukan migrasi data, menyelenggarakan kursus pelatihan bagi karyawan dan tugas-tugas lainnya. Hal ini dapat membawa kerugian yang sangat besar bagi perusahaan dari segi waktu dan biaya. Proses implementasi bisa memakan waktu dari sebulan hingga bertahun-tahun dimana jika perusahaan tidak menangani dengan baik risiko yang mungkin terjadi, kemungkinan besar mereka tidak dapat pulih dari kerugian.

3. Proses kustomisasi

Proses ini membutuhkan banyak waktu, tenaga, uang dan keahlian yang mana tidak semua bisnis dan perusahaan benar- benar memahami proses pentingnya. Banyak perusahaan mungkin berfokus pada penyesuaian yang ketika sistem yang Anda pilih tidak benar-benar memenuhi kebutuhan bisnis Anda, membuatnya menjadi kendala baru tersendiri.

2.6. Fase – Fase Implementasi Sistem ERP

Adapun fase – fase sistem ERP adalah sebagai berikut :

2.6.1 Fase inisisasi

Fase inisiasi yaitu berupa rencana strategis atau juga dari beberapa kejadian yang muncul di perusahaan misalnya ada tawaran dari vendor, pergerakan industri, peningkatan kualitas proyek, perubahan pada peraturan dan hukum atau pemnafaatan anggaran teknologi informasi yang lebih baik.

2.6.2 Fase evaluasi

Pada fase ini meliputi evaluasi proses bisnis, analisa kebutuhan, evaluasi berbagai alternatif, pencarian vendor yang potensial dan evaluasi berbagai produk yang berbeda.

2.6.3 Fase selection

Pada fase ini dapat berlangsung dalam waktu yang cukup lama. Karena dihabiskan untuk menyeleksi berbagai potensi alternatif termasuk peluang mengakhiri proyek atau memutuskan proyek jika lingkungannya ternyata tidak siap menerima proyek tersebut.

2.6.4 Fase modifikasi

Fase modifikasi dapat dijalankan dengan dua cara, cara pertama yaitu memodifikasi apa saja yang terjadi dalam rangkaian proses analisa- konfigurasi dan pengujian sampai mendapatkan hasil yang diinginkan atau sampai batasan waktu tertentu. Cara kedua yaitu dengan melakukan pemilihan status target tertentu kemudian menerapkan pengukuran atas pencapaian target tertentu. Dalam fase modifikasi perlu dilakukan tahapan pelatihan bagi para pengguna.

2.6.5 Fase penyelesaian

Apabila semua berjalan dengan lancar, maka konsumen akan melunasi pembayaran yang tergantung pada kontrak. Pada tahapan ini perusahaan akan mendapatkan pelajaran serta pengalaman atas semua kejadian selama proyek implementasi berlangsung, termasuk evaluasi keberhasilan dan kegagalan serta peluang implementasi selanjutnya.

2.7. Penerapan ERP pada Perusahaan

Penggunaan sistem informasi (SI) untuk mendukung proses bisnis pada sebuah perusahaan kini telah menjadi suatu tuntutan agar perusahaan dapat mencapai tujuan yang ditetapkan. Oleh karenanya, penerapan SI yang tepat diharapkan menjadi nilai tambah (value added) untuk menjaga agar mata rantai perusahaan tetap berputar dalam menghadapi persaingan secara global dengan menyediakan data dan informasi yang akurat untuk digunakan dalam setiap pengambilan keputusan bisnis. Berangkat dari kondisi dinamika bisnis yang sangat dinamis dan arus informasi yang begitu cepat dan tersebar, maka saat ini perusahaan sangat memerlukan suatu alat yang dapat memproses informasi dengan cepat, tepat dan spesifik yang dapat membantu proses pengambilan keputusan.

Saat ini banyak penyedia sistem aplikasi terintegrasi (ERP) berusaha menawarkan solusi bisnis yang dapat diandalkan sehingga mampu menghasilkan best practice bagi penggunanya. Sistem ERP (Enterprise Resource Planning) merupakan sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan untuk mengintegrasikan dan mengotomatisasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan.

ERP berkembang dari Manufacturing Resource Planning (MRP II) dimana MRP II adalah hasil evolusi dari Material Requirement Planning (MRP) yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya mengangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (inventory), shiping, pembayaran dan akuntansi perusahaan. ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan masyarakat secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini.

Secara teknis, ERP berfungsi mengintegrasikan berbagai sistem informasi yang tersebar di masing – masing departemen (unit fungsional) di sebuah lembaga. Dengan adanya sistem yang terintegrasi tersebut maka masing – masing unit fungsional dalam lembaga tersebut dapat saling berbagi data dan informasi yang pada akhirnya meningkatkan sinergi antar elemen di perusahaan yang menerapkannya.

ERP juga membantu kita dalam melakukan standarisasi proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan Produktivitas, penurunan inefisiensi, dan peningkatan kualitas produk. Dalam pencapaian standarisasi proses operasi, terlebih dahulu dilakukan standarisasi data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang memiliki banyak unit bisnis dengan jumlah dan jenis yang berbeda – beda.

Banyak perusahaan di Indonesia yang berhasil mengimplementasi system ERP bagi perusahaan mereka. Oleh karena itu, vendor ERP berhasil memperoleh banyak peminat yang mencakup berbagai tingkatan perusahaan dari perusahaan menengah ke bawah hingga perusahaan multinasional dan transnasional.

Sudah banyak manfaat yang diperoleh perusahaan tersebut dengan melakukan implementasi produk ERP yang mereka gunakan. Diantaranya meningkatkan nilai penjualan, meningkatkan prestige perusahaan sehingga meningkatkan kepercayaan pelanggan terhadap perusahaan, melakukan standarisasi proses bisnis untuk mencapai nilai integrasi yang diinginkan.Banyak perusahaan yang memperoleh manfaat dari penerapan ERP, sementara di sisi lain juga ditemukan beberapa perusahaan menghadapi permasalahan dalam penerapan ERP.

Penerapan ERP memerlukan investasi dan biaya yang cukup mahal, baik initial cost maupun running cost, memerlukan beberapa customized atau tailoring untuk melakukan implementasi / penerapan sistem aplikasi ERP dengan proses bisnis dan supply chain management perusahaan, memerlukan biaya dan waktu untuk kegiatan konsultansi dan pelatihan untuk implementasi ERP.

Agar perusahaan berhasil dalam menerapkan ERP, manajemen perusahaan perlu melakukan pelatihan yang intensif, mulai dari tingkat manajerial sampai dengan tingkat operasional. Perubahan budaya dan cara kerja perlu dilakukan untuk menyesuaikan dan menyesuaikan dengan proses bisnis yang baru berbasis ERP.

Penggunaan ERP menjadikan semua sistem di dalam suatu perusahaan menjadi satu sistem yang terintegrasi dengan satu database, sehingga beberapa departemen menjadi lebih mudah dalam berbagi data, dan lebih mudah pula dalam melakukan komunikasi. Perangkat lunak ERP yang beredar di pasaran, tidak hanya dalam versi komersial saja, tetapi juga sudah tersedia dalam versi open source.

Penerapan ERP dalam suatu perusahaan tidak harus dalam satu sistem yang utuh, tetapi dapatditerapkan dengan hanya menggunakan satu modul saja dulu sebagai pilot project. Jika penerapan satu modul dinilai berhasil, maka dapat menerapkan modul lain dengan referensi modul yang sudah berhasil. Proses bisnis yang berbeda antara satu perusahaan satu dengan perusahaan lain, memungkinan dilakukan kustomisasi ERP dalam penerapannya.

2.8. Implementasi Sistem ERP

Implementasi sistem ERP tergantung pada ukuran bisnis, ruang lingkup dari perubahan dan peran serta pelanggan. Penerapan ERP banyak ditemukan pada industri manufaktur. Penerapan ERP tersebut menggunakan berbagai aplikasi atau software ERP. Software ERP yang banyak beredar di pasaran yaitu SAP, JDE, Baan, Protean, Compiere, Magic, dll.

Ada beberapa alternatif cara dalam menerapkan sistem ERP, diantaranya adalah:

1. Melakukan instalasi aplikasi ERP secara langsung dan menyeluiruh

Perusahaan mengganti sitem lama dengan sitem ERP. Cara ini juga mengandung resiko, seperti kesiapan perusahaan dengan adanya pergantian sistem yag baru.

2. Melakukan strategi franchise

Cara ini dilakukan dengan mengimplementasikan beberapa sistem ERP yang berbeda pada setiap unit perusahaan. Implementasi biasanya fokus pada satu unit terlebih dahulu. Cara Ini mengurangi resiko kegagalan sambil menguji sistem ERP pada unit itu apakah bisa berjalan dengan baik atau tidak. Apabila hasilnya memuaskan, maka sistem ERP dapat diimplementasikan ke unit yang lain secara bertahap berdasarkan referensi percobaan sebelumnya.

Studi Kasus Implementasi Sistem ERP

PT Indofood CBP Sukses Makmur Tbk. Merupakan produsen jenis makanan dan minuman yang bermarkas di Jakarta, Indonesia. Didirikan tahun 1990 oleh sudono salim dengan nama Panganjaya Intikusuma. Perusahaan ini telah bertransformasi menjadi sebuah perusahaan Total Food Solutions.

1. Permasalahan yang dihadapi :

§ Indofood Tbk adalah perusahaan dengan cakupan bisnis yang sangat luas.

§ Perusahaan ini memproduksi berbagai jenis olahan pangan

§ Aktivitas bisnis dilakukan dalam skala besar.

2. Penerapan ERP di Indofood Tbk. :

§ SAP R/3 sebagai solusi ERP

§ SAP Advance Planner and Optimizer (SAP APO) sebagai solusi Supply Chain Management (SCM)

3. Manfaat implementasi ERP di PT Indofood Tbk. :

§ Menyesuaikan minat konsumen

§ Distribusi informasi

§ Pengarsipan dokumen

4. Tantangan yang dihadapi :

§ Investasi ERP sangat mahal dan pilihan ERP yang salah bisa menjadi mimpi buruk

§ ERP yang berhasil digunakan oleh sebuah perusahaan tidak menjadi jaminan berhasil diperusahaan yang lain

§ Perencanaan harus dilakukan untuk menyeleksi ERP yang tepat

§ Orang –orang tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru.

2.9. Keberhasilan dan Kegagalan Penerapan Sistem ERP

2.9.1. Keberhasilan

Ada beberapa hal yang sangat menentukan keberhasilan implementasi ERP, yaitu:

1. Proses bisnis yang matang

Hal ini merupakan suatu syarat mutlak bagi sebuah perusahaan yang akan melakukan implementasi ERP. ERP tidak dapat diimplementasikan pada perusahaan yang tidak memiliki proses bisnis yang jelas.

2. Change management yang baik

Implementasi sebuah sistem akan selalu diikuti dengan perubahan kebiasaan pada perusahaan tersebut. Change management sangat diperlukan untuk memberikan pelatihan kepada pengguna, operator atau pihak yang akan bersentuhan langsung dengan sistem yang baru.

3. Komitmen

Implementasi ERP dalam perusahaan, pasti akan menyita banyak waktu dan tenaga. Komitmen dari pimpinan perusahaan hingga pengguna yang akan bersentuhan langsung dengan sistem sangat diperlukan.

4. Kerjasama

Kerjasama harus dilakukan dengan baik anatara internal perusahaan maupun antara perusahaan dengan konsultan yang melakukan inplementasi. Konsultan dan pengguna sudah menyatukan visi untuk keberhasilan implementasi.

5. Good Consultant

Pengalaman konsultan yang melakukan implementasi juga sangat berpengaruh dalam implementasi.

2.9.2. Kegagalan Penerapan Sistem ERP

Dari berbagai implementasi di perusahaan dapat disimpulkan bahwa yang menjadi penyebab utama kegagalan implementasi dan instalasi ini adalah beberapa faktor yaitu:

1. Ketika tidak ada atau kurangnya dukungan dari pimpinan

Instalasi dan implementasi ERP adalah suatu keputusan yang harus diambil oleh pimpinan. Orang-orang harus mempunyai komitmen yang tegas untuk melakukan perubahan di bagian masing-masing. Orang – orang yang dimasukkan dalam proyek akanmeluangkan waktunya sebagian besar untuk proyek ini yang pada awalnya kelihatan seperti hal yang tidak berguna. Disinilah dibutuhkan dukungan dari pimpinan.

2. Ketika proyek dianggap sebagai proyek dari satu departemen saja

Proyek tidak akan berjalan sebagaimana mestinya jika ada asumsi bahwa proyek ini hanya milik satu bagian/departemen saja. Padahal dengan ERP ini nantinya akan terjadi keterkaitan antara departemen yang satu dengan departemen yang lain.

3. Ketika tidak ada yang diserahi tugas untuk menjadi Person in charge (PIC).

Untuk satu proyek seperti ini sangat dibutuhkan seseorang yang ditugaskan untuk menjadi PIC atau project manager. Hal ini untuk meningkatkan komitmen agar terpenuhi semua pekerjaan sesuai dengan jadwal yang sudah direncanakan. Implementasi dan instalasi ini membutuhkan biaya, waktu dan sumber daya yang tidak sedikit sehingga dibutuhkan seseorang yang bertanggung jawab.

4. Ketika untuk segala proses dan prosedur implementasi diserahkan kepada tim IT saja.

Hal ini umum terjadi, dimana anggota tim yang terlibat proyek implementasi hanya menyerahkan pengambilan keputusan atau perubahan prosedur kepada pihak IT saja dengan alasan mereka orang yang secara teknik menguasai bidang tersebut. Padahal yang mengetahui prosedur yang benar di bagian masing-masing adalah pihak yang terlibat utama di dalamnya.

5. Vendor yang melakukan implementasi kurang atau tidak memiliki kemampuan dan kompetensi yang baik dalam melakukan implementasi dan instalasi

Disini dibutuhkan vendor yang akan melakukan implementasi dan instalasi yang sudah mengetahui kira-kira masalah yang akan muncul dan memiliki kemampuan untuk memecahkan masalah sesuai dengan pengalaman yang dimiliki.

2.10. Resiko Yang Berkaitan Dengan ERP

Berikut resiko yang perlu dipertimbangkan dalam implementasi ERP:

2.10.1 Implementasi dengan pendekatan Big-Bang dan Phased-In

Kebanyakan implementasi ERP mengalami kegagalan karena masalah budaya dalam perusahaan yang menentang proses ini. Ada beberapa pendekatan dalam mengimplementasikan ERP, antara lain:

1. Pendekatan big-bang.

Pendekatan ini mencoba untuk mengalihkan operasi dari sistem lama ke sistem baru sekaligus, tanpa adanya tahapan pengimplementasian. Hal ini tentunya akan mendapat penentang karena setiap orang dalam organisasi lebih familiar dengan sistem lama. Selain itu, individu seringkali menemukan dirinya mengisi data lebih banyak dibanding dengan saat menggunakan sistem lama. Hal tersebut dapat menyebabkan gangguan pada operasi harian. Tetapi ketika periode penyesuaian dapat terlewati dan munculnya budaya perusahaan baru, ERP menjadi alat operasi dan strategik yang memberikan keuntungan kompetitif kepada perusahaan.

2. Pendekatan Phased-In.

Karena banyaknya tentangan atas pendekatan diatas, maka pendekatan ini menjadi alternative favorit dalam pengimplementasian ERP. Pendekatan ini mengimplementasikan ERP pada unit bisnis satu demi satu. Proses dan data umum dapat disatukan tanpa harus mengganggu operasi perusahaan. Tujuan dari pendekatan ini adalah untuk membuat ERP dapat berjalan dengan baik bersamaan dengan sistem lama, setelah fungsi-fungsi organisasi terkonversikan kedalam sistem yang baru, sistem lama diistirahatkan.

2.10.2 Oposisi Terhadap Perubahan Budaya Bisnis

Perubahan harus dapat didukung oleh budaya organisasi itu sendiri agar implementasi ERP dapat berhasil. Selain itu, diperlukan staf teknis untuk sistem baru ini atau basis pengguna yang paham teknologi komputer agar proses pembelajarannya dapat berjalan lancar.

2.10.3 Memilih ERP Yang Salah

Alasan umumnya dari kegagalan pengimplementasian ERP adalah ERP tidak mendukung satu atau lebih proses bisnis yang penting. Jika salah memilih, dibutuhkan perubahan model ERP yang luas, memakan waktu, dan juga tentunya menghabiskan dana yang tidak sedikit. Gangguan serius dapat terjadi dikarenakan kealpaan ini. Lebih lanjut, pengembangan dari sistem ERP ini akan menjadi lebih sulit lagi.

2.10.4 Goodness Of Fit

Manajemen perlu yakin bahwa ERP yang dipilih tepat bagi perusahaan. Untuk menemukannya diperlukan proses seleksi perangkat lunak yang meyerupai corong, yang dimulai dari hal yang luas lalu menjadi lebih terfokus. Tetapi, jika proses bisnis itu sangat unik, sistem ERP harus dimodifikasi agar dapat berjalan dengan sistem yang lama atau mengakomodasi perangkat lunak bolt-on. Isu skalabilitas sistem. Jika manajemen memperkirakan volume bisnis yang meningkat saat penggunaan sistem ERP, mereka memiliki isu skalabilitas yang perlu dialamatkan. Skalabilitas adalah kemampuan dari sistem untuk berjalan secara lancar dan ekonomis saat persyaratan pengguna bertambah. Ukuran dari skalabilitas yang penting adalah size, speed, dan workload.

2.10.5 Memilih Konsultan Yang Salah

Sukses dari pengimplementasian ini tergantung dari keahlian dan pengalaman yang biasanya tidak tersedia langsung. Karena itu, kebanyakan implementasi ERP melibatkan perusahaan konsultan yang mengkoordinasikan proyek, membantu organisasi dalam mengenali kebutuhannya. Tetapi, dengan banyaknya permintaan pengimplementasian sistem ERP, maka perusahaan konsultan kekurangan sumber daya manusia. Hal ini menyebabkan penempatan individu yang tidak sesuai dengan kualifikasi. Permasalahan ini menyebabkan banyaknya proses implementasi ERP yang gagal.

Oleh karena itu, sebelum melibatkan sebuah konsultan luar, manajemen perlu melakukan tahap-tahap berikut ini:

1. Mewawancara staf yang diusulkan kepada proyek dan buat draft yang meyebutkan penempatan tugasnya.

2. Tetapkan dalam tulisan bagaimana perubahan staf ditangani.

3. Lakukan rujukan terhadap member staf yang diusulkan.

4. Selaraskan kpentingan konsultan yang organisasi itu bernegosiasi sebuah skema pay-per- performance yang didasari pencapaian tertentu atas proyek. Contohnya, jumlah uang yang dibayar kepada konsultan mungkin berada di kisaran 85 sd 115 persen dan upah kontrak, tergantung dari apakah kesuksesan proyek pengimplementasian berada sesuai jadwal atau tidak.

5. Buat waktu tenggat pemutusan yang tegas kepada konsultan untuk menghindari konsultasi yang tidak ada akhirnya, yang berakibat ketergantungan dan upah yang mengalir tanpa henti. Biaya tinggi dan biaya yang melebihi anggaran Resiko yang ada bebentuk biaya yang di anggap terlalu rendah atau yang tidak diantisipasi.

Masalah yang sering muncul terjadi dalam beberapa area yaitu:

1. Pelatihan.

Biaya pelatihan selalu lebih tinggi dari yang diperkirakan karena manajemen berfokus terutama pada biaya mengajarkan pekerja perangkat lunak baru. Hal ini sebenarnya hanya sebagian dari pelatihan yang dibutuhkan. Pekerja juga harus mempelajari prosedur baru, yang seringkali diabaikan saat proses penganggaran.

2. Pengujian dan penyatuan sistem.

ERP merupakan model keseluruhan yang dalam teorinya satu sistem yang menggerakkan seluruh organisasi. Pada kenyataannya, banyak organisasi menggunakan ERP sebagai tulang punggung yang terikat pada sistem lama dan perangkat lunak bolt-on, yang mendukung kebutuhan khusus perusahaan. Menggabungkan sistem yang tidak sama ini dengan sistem ERP dapat melibatkan penulisan program konversi atau bahkan memodifikasi kode internal dari ERP. Penggabungan dan pengujian dilaksanakan dengan basis case-by-case, jadi biayanya sangat sulit ditaksir sebelumnya.

3. Konversi basis data.

Sebuah sistem ERP baru biasanya berarti basis data baru. Konversi data merupakan proses mengalihkan data dari sistem lama kepada basis data ERP. Jika data sistem lama handal, proses konversi dilaksanakan lewat prosedur yang otomatis. Meskipun dengan kondisi ideal, pengujian dan rekonsiliasi manual dibutuhkan untuk menjamin bahwa pemindahan telah lengkap dan akurat.

Proses implementasi ERP ini memerlukan biaya yang besar sedangkan manfaatnya tidak dapat dirasakan dalam jangka waktu yang pendek. Untuk itu, manajemen harus pandai menaksir kuntungan yang didapat dari pengimplementasian ini agar tidak mengalami kerugian akibat proses ini. Gangguan Operasi Sistem ERP dapat mengacaukan operasi perusahaan yang memasangnya. Hal ini disebabkan sistem ERP ini terlihat asing dibandingkan dengan sistem lama sehingga memerlukan periode penyesuaian untuk memperlancar proses implementasi ini.

2.11. Implikasi Terhadap Kontrol Internal Dan Audit

Beberapa perhatian penting atas isu kontrol internal dan audit, antara lain:

1. Otorisasi transaksi

Kontrol perlu ditanamkan pada sistem untuk memvalidasi transaksi sebelum diterima dan digunakan modul lain. Tantangan bagi auditor adalah memverifikasi otorisasi transaksi untuk mendapatkan pengetahuan yang terperinci atas konfigurasi sistem ERP dan pengertian yang seksama atas proses bisnis dan arus informasi antara komponen sistem.

2. Pemisahan Tugas

Keputusan operasional organisasiberbasis ERP berusah didekatkan dengan sumber dari kejadiannya. Proses manual yang memerlukan pemisahan tugas seringkali dihilangkan dalam lingkungan ERP. Hal ini menimbulkan permasalahan baru bagaimana mengamankan, mengontrol suatu sistem agar dapat menjamin pemisahan tugas berjalan dengan baik. Untuk memecahkan masalah ini, SAP memperkenalkan teknik user role. Seiap role diberikan suatu set aktivitas yang ditugaskan pada pengguna yang berwenang dalam sistem ERP. Auditor perlu memastikan apakan role ini diberikan sesuai dengan tanggung jawab kerjanya.

3. Pengawasan

Seringkali kegagalan dari implementasi ERP dikarenakan manajemen tidak mengerti dengan baik pengaruhnya terhadap bisnis. Seringkali, setelah ERP berjalan, hanya tim implementasi yang mengerti cara kerjanya. Karena peran tradisional akan diganti, supervisor perlu mendapatkan pengertian teknis dan operasional yang mendalam atas sistem baru ini. Supervisor seharusnya memiliki waktu untuk mengelola melalui kemampuan pengawasan yang ditingkatkan serta meningkatkan rentang kontrol mereka.

4. Accounting Records

Dalam sistem ini data OLTP dapat dengan mudah diproses menjadi berbagai macam produk akuntansi, resiko yang ada dapat diminimalkan dengan meningkatkan akurasi entri data. Tetapi, Walaupun menggunakan teknologi ERP, beberapa resiko atas akurasi accounting records masih muncul. Hal ini disebabkan karena data yang rusak atau tidak akurat akibat melewati sumber eksternal. Data ini dapat berisi duplicate records, nilai yang tidak akurat, atau fields yang tidak lengkap. Oleh karena itu dibutuhkan pembersihan data untuk mengurangi resiko dan menyakinkan data yang paling akurat dan terkini yang diterima.

5. Kontrol akses

Security merupakan isu yang penting dalam implementasi ERP. Tujuan dari security ini untuk menyediakan kerahasiaan, kejujuran, dan ketersediaan informasi yang dibutuhkan. Apabila security lemah, dapat menyebabkan pembeberan rahasia dagang kepada pesaing dan akses tanpa izin.

a. Akses Kepada Data Warehouse

Kontrol dari akses merupakan fitur penting data warehouse yang dibagi kepada konsumen dan pemasok. Organisasi seharusnya membangun prosedur untuk mengawasi otorisasi individual ditempat konsumen dan suplier yang akan diberi akses kedalam data warehouse-nya.

b. Perencanaan Kontingensi

Organisasi harus mempunyai rencana kontingensi yang rinci dapat digunakan sewaktu-waktu bila terjadi bencana yang dikembangkan untuk operasi komputer dan bisnis. Rencana ini perlu dikembangkan sebelum sistem ERP berjalan. Organisasi yang memiliki unit bisnis yang sangat terintegritas mungkin memerlukan satu system ERP yang dapat diakses melalui internet atau private line dari seluruh dunia untuk mengkonsolidasikan data dari sistem sekunder. Sedangkan perusahaan dengan unit organisasi yang berdiri sendiri dan tidak berbagi konsumen, pemasok, atau produk yang sama seringkali memilih untuk memasang server regional.

c. Verifikasi Independen

Fokus verifikasi independen atas sistem ini tidak tertumpu pada tingkatan transaksi, tetapi secara keseluruhan. Hal ini menyebabkan usaha verifikasi independen hanya dapat dilakukan oleh tim yang mahir teknologi ERP.

6. Mengaudit data warehouse

Dalam mengaudit sistem informasi, auditor harus dapat mendesain prosedur untuk mengumpulkan bukti atas asersi manajemen yang berhubungan dengan laporan keuangan perusahaan. Data yang terkandung dalam data warehouse merupakan sumber yang sangat baik dalam menyelenggarakan analisis time-series dan ratio. Walaupun demikian, auditor perlu memahami prosedur dalam mempopulasi warehouse. Pembersihan data merupakan tahapan penting dalam mengelola warehouse agar berguna dengan baik. Jadi, auditor harus berhati-hati menggantungkan diri pada warehouse.

BAB III

PENUTUP

3.1. Kesimpulan

ERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan dan sangat penting untuk kelangsungan hidup perusahaan. ERP merupakan Sistem Informasi untuk mengidentifikasi dan merencanakan sisi sumber daya yang dibutuhkan perusahaan untuk digunakan, dibuat, dikirim dan dihitung secara efisien dan merespon kebutuhan pelanggan dengan baik.

Implementasi ERP mencakup mengenai Pembuatan common database. [Semua information seperti customers, suppliers, employees, transactions dsb. Dapat disimpan di satu tempat.] Manfaatnya yaitu Efisiensi proses bisnis, Menawarkan sistem terintegrasi di dalam perusahaan, sehingga proses dan pengambilan keputusan dapat dilakukan secara lebih efektif dan efisien dan Memungkinkan melakukan integrasi secara global dan Memfasilitasi hubungan komunikasi secara internal dan eksternal dalam dan luar organisasi.

Tujuan dari implementasi ERP adalah untuk meningkatkan daya saing perusahaan. Selain berdampak pada proses bisnis, implementasi juga berpengaruh secara signifikan pada perubahan budaya perusahaan. Untuk mengkoordinasikan bisnis organisasi. Secara keseluruhan ERP merupakan perangkat lunak yang ada dalam organisasi/perusahaan untuk Otomatisasi dan integrasi banyak proses bisnis, Membagi database yang umum dan praktek bisnis melalui enterprise, Menghasilkan informasi yang real-time dan Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan.

3.2. Saran

Sebaiknya dalam implementasi sistem ERP memperhatikan hal – hal apa saja yang berpengaruh seperti ukuran bisnis, ruang lingkup dari perubahan dan peran serta pelanggan, Juga alternatif – alternatif apa saja yang bisa digunakan karena sistem ERP pada setiap unit perusahan berbeda – beda.